録画リンクを送る前に、誰が見られるか確認していますか？

問題：オンライン会議を録画し、参加できなかった人へリンクを送りたいと思っています。送信前に確認することとして、安全なのはどれでしょうか。

  1. リンクを知っている人全員が見られる設定のまま送る
  2. 録画の内容、共有相手、閲覧期限、ダウンロードや再共有の設定を確認する
  3. 録画の中に個人情報があっても、会議参加者なら誰でも共有してよい

答えは Bです。録画は、会議で話した内容だけでなく、画面共有、字幕、チャットなどを含むことがあります。会議後に共有範囲を見直します。

録画には、話したこと以外も残る

オンライン会議の録画には、発言中の参加者、共有した資料、画面上の情報、字幕や文字起こしが含まれる場合があります。サービスや設定によっては、会議チャットや共有ファイルが別に保存されることもあります。

Google Meetでは、録画に発言中の参加者と共有された内容が含まれ、録画ファイルは会議主催者のGoogleドライブに保存されます。録画機能の利用条件や保存先は、アカウントや管理者設定によって異なります。

そのため、「会議に参加した人なら誰でも見てよい」とは限りません。社外の人、別部署、取引先、後から追加された人など、実際の共有相手を確認します。

共有前に確認する6つの項目

確認する項目

見るポイント

録画の内容

発言、画面共有、字幕、チャット、参加者名が含まれていないか

共有相手

指定したメールアドレスやアカウントだけが対象になっているか

アクセス方法

ログインが必要か、リンクだけで開けるか、パスコードがあるか

有効期限

いつまで見られるか、会議の目的が終わった後も残る設定ではないか

ダウンロード

相手が動画や字幕を保存できるか、保存を許可してよいか

再共有

相手が別の人へリンクを転送できるか、共有を停止できるか

社内の研修など、広く見せる必要がある場合でも、録画に含まれる個人情報を確認します。不要な部分を削除した編集版を作る、視聴者を限定する、ダウンロードを許可しないなど、目的に合う設定を選びます。

Google Meetの録画を共有するとき

Google Meetの録画は、会議主催者のGoogleドライブ内の「Google Meet」フォルダーに保存されます。録画のリンクを受け取った人が、そのまま誰でも閲覧できるとは限りません。共有設定は、Googleドライブ側で確認します。

  1. Googleドライブの録画ファイルを開き、「共有」を選ぶ。
  2. 共有相手を、必要なメールアドレスやアカウントに限定する。
  3. 閲覧者で足りる場合は、編集者にしない。
  4. ダウンロード、印刷、コピーを許可するか確認する。
  5. 会議の目的が終わったら、共有相手を削除するか、リンクを制限する。

録画機能は、Google Workspaceのエディションや管理者設定によって使えない場合があります。画面に録画ボタンがない場合は、個人の設定だけで解決しようとせず、主催者や管理者へ確認します。

Zoomのクラウド録画を共有するとき

Zoomのクラウド録画では、共有相手、アクセス方法、パスコード、ダウンロードの可否、有効期限などを設定できます。設定名や利用できる機能は、契約プランや管理者権限によって異なります。

  1. Zoomウェブポータルの録画管理から、対象の録画を開く。
  2. 共有設定で、リンクを持つ人全員にするか、指定した相手だけにするか選ぶ。
  3. 必要に応じてパスコードを設定する。
  4. ダウンロードを許可するか、有効期限を設定する。
  5. 保存後、実際に表示される共有範囲を確認する。

録画ファイルをダウンロードしてメールや別のクラウドへ再アップロードすると、元の録画設定が適用されないことがあります。共有方法を変える場合は、移動先でも閲覧権限と期限を確認します。

録画開始前に、参加者への説明も確認する

録画を始めると、サービスから参加者へ通知が表示されることがあります。それでも、会議の目的、録画する範囲、保存先、共有相手を、会議の案内や開始時に分かりやすく伝えます。

勤務先、学校、顧客との会議では、録画・文字起こし・AIによる要約に関する組織のルールを優先します。参加者の個人情報や機密情報を含む場合は、録画しない、必要な部分だけ録画する、保管期限を短くするなどの方法も検討します。

録画に関するルールや契約が分からない場合は、録画を始める前に主催者、管理者、担当部署へ確認します。後から「知らなかった」と説明するだけでは、共有済みの情報を回収できないことがあります。

誤って共有した場合は、リンクを止めて記録する

録画を間違った相手に送った、公開リンクにした、ダウンロードを許可した場合は、共有設定をすぐに開きます。一般公開を止め、不要な相手を削除し、必要ならパスコードを変更します。

  1. 誰に、いつ、どの録画を共有したかを記録する。
  2. 共有設定を「制限付き」または指定した相手だけに戻す。
  3. 録画、字幕、文字起こし、チャット、共有資料をそれぞれ確認する。
  4. 個人情報や機密情報が含まれる場合は、管理者や関係部署へ連絡する。
  5. パスワードや認証コードが映っていた場合は、表示されたサービス側の情報を変更する。

相手がすでに視聴・ダウンロード・コピーした内容までは、共有を停止しても回収できません。送信先に削除を依頼し、必要な場合は組織の事故対応手順に従います。

録画リンクを送る前の1分チェック

録画は、会議が終わった後も情報を残す機能です。録画する前、共有する前、目的が終わった後の3回、設定を確認します。

画面共有の映り込みは「オンライン会議の画面共有で見せてはいけない情報」、録画リンクの期限や権限は「共有リンクを送った後に確認する」も参照してください。

この記事の確認に使った公式情報

録画、文字起こし、共有、ダウンロードの設定は、サービス、契約プラン、管理者設定によって異なります。利用中のサービスの公式ヘルプも確認してください。