画面共有を始める前に、何を確認する？
問題：オンライン会議で資料を見せるため、画面共有を使います。共有ボタンを押す前に、最初に確認することとして安全なのはどれでしょう。
- デスクトップ全体を選び、開いている画面をそのまま見せる
- 通知を切り、不要な画面を閉じ、共有するウィンドウや資料を選ぶ
- 会議中に別のメールや個人情報を開いて確認する
答えは Bです。画面共有では、共有した資料だけでなく、通知、メール、ブラウザのタブ、デスクトップ上のファイル名などが見えることがあります。
画面共有では、表示中のものが相手に見える
画面共有は、自分のパソコンやスマホの画面を、会議の参加者に表示する機能です。共有する対象には、資料のほか、開いている別のウィンドウ、通知、メッセージ、ブラウザのタブが含まれることがあります。
カメラの背景だけを片付ければよいわけではありません。IPAも、Web会議では共有資料、チャット、録画・録音データなど複数のデータを扱うため、意図しない映り込みや音声の漏えいに注意するよう案内しています。
共有前に、見せてはいけない情報を閉じる
確認する場所 | 見えないようにするもの |
|---|---|
メール・メッセージ | 本文、件名、送信者、認証コード、個人的な相談内容 |
ブラウザ | 別のタブ、検索履歴、通販や金融サービスの画面 |
デスクトップ | ファイル名、写真、個人情報が入ったフォルダー |
通知 | SMS、メール、カレンダー、決済の通知 |
音声 | 会議と関係のない会話、テレビ、家族の声 |
会議で使う資料だけを一つのウィンドウに表示し、共有対象も「画面全体」ではなく、そのウィンドウやタブを選ぶ方法が安全です。操作に慣れていない場合は、共有前に別の人へテスト表示して確認してもらいます。
共有する資料にも個人情報が残っていないか確認する
資料の本文だけでなく、コメント、変更履歴、非表示のシート、発表者用メモ、ファイルのプロパティにも情報が残ることがあります。会議の相手が見る必要のない情報は、共有用に別ファイルを作ります。
- 氏名、住所、電話番号、メールアドレスを必要な範囲だけにする。
- 顧客番号、口座情報、認証情報、社内限定情報を削除または隠す。
- コメント、変更履歴、非表示の行・列・シートを確認する。
- ファイル名と保存場所が、参加者に見えて問題ないか確認する。
黒塗りや図形で隠しただけでは、資料の作り方によっては元の文字を取り出せることがあります。公開が必要な資料には、不要な情報を削除した共有用のコピーを使います。
会議中に共有を止める方法を先に確認する
共有中に通知が表示されたり、別の画面が開いたりすることがあります。会議を始める前に、共有停止ボタンの位置と、参加者に見えている表示を確認します。
- 共有する資料を開いたままにし、別のアプリを操作しない。
- 通知を一時的に止める、または会議用の端末を使う。
- 共有終了後に、会議の録画やチャットに資料が残っていないか確認する。
- 録画・録音・資料保存が必要か、参加者へ事前に伝える。
共有相手が社外の場合は、会議サービスの参加者、録画の保存先、共有資料の閲覧権限も確認します。会議が終わった後も、データがどこに残るかを意識します。
見せてしまった可能性がある場合は、記録して相談する
個人情報や社内情報が映った可能性があるときは、誰に、いつ、何が見えた可能性があるかを記録します。会議の主催者、勤務先の管理者、サービスの管理担当者へ早めに伝え、共有停止や録画削除の方法を確認します。
認証コード、パスワード、カード情報が映った場合は、表示された情報の発行元へ公式窓口から連絡します。会議チャットや相手から届いたリンクではなく、公式アプリや自分で確認した公式サイトを使います。
フィッシングや認証情報の入力が疑われる場合は「フィッシング対策」、パスワードの変更手順は「パスワードの使い回しは危険？」も参照してください。
共有ボタンを押す前の3分チェック
- 通知、メール、ブラウザのタブ、デスクトップのファイル名を確認する。
- 共有対象を「画面全体」ではなく、必要な資料のウィンドウに絞る。
- 録画・録音・チャット保存の有無と、会議終了後の共有停止を確認する。
画面共有は便利な機能ですが、会議で見せたい情報と、端末に表示されている情報は同じではありません。共有する範囲を先に絞ることが、見せすぎを防ぐ基本です。
この記事の確認に使った公式情報
会議サービスによって、画面共有、録画、チャット、権限の設定名は異なります。利用中のサービスの公式ヘルプも確認してください。