送信後の共有リンクを、そのままにしていませんか？
問題：仕事の資料を共有リンクで送った後、相手が確認したと連絡してきました。もう必要ないファイルですが、何もしなくてよいでしょうか。
- 一度送ったリンクは、相手が見た後も自動で使えなくなるので放置する
- 共有相手、権限、共有相手ごとのアクセス期限を確認し、不要になったら共有を停止する
- ファイル名を変更すれば、以前のリンクからは開けなくなる
答えは Bです。共有リンクは、送信後も設定が残ります。相手が閲覧した後に、期限や権限を見直す習慣を作ります。
共有リンクは「送って終わり」ではない
共有リンクは、クラウド上のファイルを開くためのURLです。リンクを送った後も、設定された期間や権限の範囲で、相手がファイルを閲覧、編集、ダウンロードできることがあります。
特に「リンクを知っている全員」が開ける設定は、受け取った人が別の人へ転送すると、意図していない人にも広がる可能性があります。送信後は、誰に共有したかだけでなく、リンク自体がどの範囲で有効かを確認します。
共有を停止しても、相手がすでに保存したファイル、コピーした文章、撮影した画面までは回収できません。重要な情報は、送信前に必要な部分だけへ絞り、共有後も早めに権限を見直します。
送信後に確認する4つの項目
確認すること | 見るポイント |
|---|---|
共有相手 | 想定した人のアカウントだけか、知らない相手が追加されていないか |
権限 | 閲覧だけでよいのに、編集や再共有が許可されていないか |
リンクの範囲 | 特定の相手だけか、リンクを知っている全員か |
期限 | 一時的な共有なら、アクセス期限を設定できるか、いつ停止するか |
閲覧者は内容を見る権限、編集者は内容を変更できる権限です。相手がファイルを書き換える必要がなければ、閲覧権限に戻します。コメントやダウンロードの可否はサービスごとに異なるため、表示された設定も確認します。
Googleドライブで期限を設定・変更する
Googleドライブでは、共有設定からユーザーごとのアクセス期限を追加できる場合があります。Googleの案内では、職場や学校を通じて取得したアカウントで利用できる設定とされています。個人アカウントなどで項目が表示されない場合は、共有相手を限定し、用事が終わったらアクセスを削除します。
- Googleドライブで対象のファイルを開き、「共有」を選ぶ。
- 共有相手の一覧から、期限を設定する相手を探す。
- 相手の権限メニューを開き、「有効期限を追加」などの項目を選ぶ。
- 期限の日付を指定して保存する。
- 期限を設定できない場合は、アクセス権を削除する日を自分で決めて、カレンダーなどに記録する。
期限の設定や表示名は、アカウントの種類やGoogleドライブの仕様変更によって異なることがあります。画面に項目がない場合は、無理にリンクを公開したままにせず、共有相手や権限を見直します。
不要になったら、リンクと個別の権限を両方確認する
共有を止めるときは、次の順で確認します。
- 共有設定を開き、一般的なアクセスが「リンクを知っている全員」になっていないか確認する。
- 不要なら、一般的なアクセスを「制限付き」に戻す。
- 共有相手の一覧から、不要になった人のアクセス権を削除する。
- 同じファイルに別の共有リンクや共有フォルダーがないか確認する。
- アクセスを止めた日時と、共有したファイル名を記録する。
リンクを削除しただけでは、個別に追加した相手のアクセスが残る場合があります。逆に、相手を削除しても一般公開リンクが残れば、リンクを知る人が開けることがあります。両方を確認します。
間違えて共有した場合の対応
送信相手を間違えた、編集権限を付けた、個人情報を含むファイルを公開した場合は、気づいた時点で操作を止めずに共有設定を開きます。リンクを制限し、不要な相手を削除し、編集権限を閲覧へ変更します。
住所、身分証明書、口座情報、パスワード、社外秘資料などが含まれていた場合は、共有を停止した時刻とファイル名を記録し、勤務先の管理者や関係するサービスの公式窓口へ相談します。ファイル内にパスワードや認証情報が書かれていた場合は、実際のサービス側でその情報も変更します。
相手がすでにダウンロードした可能性がある場合は、共有停止だけで完全な回収はできません。必要なら送信先へ削除を依頼し、内容に応じてカード会社、金融機関、勤務先などへ連絡します。
共有後の1分チェック
- 共有相手は想定した人だけか。
- 閲覧だけでよいのに編集権限が付いていないか。
- 「リンクを知っている全員」になっていないか。
- 期限を設定できるか、停止する日を決めたか。
- 相手が保存した可能性を考え、共有する情報を必要最小限にしたか。
期限の設定は、情報が必ず回収できる仕組みではありません。共有する内容を最小限にし、不要になったら権限とリンクを確認して停止することが大切です。
共有前の公開範囲や権限は「共有リンクでファイルを送るときの注意点」、クラウド上のファイルを削除するときの確認は「クラウドのファイルを削除する前に確認すること」も参照してください。
この記事の確認に使った公式情報